Notion wirkt erstmal sehr minimalistisch. Im Gegensatz zu anderen Apps wirst du als User nicht mit allen möglichen Funktionen beworfen. Die Optionen sind geschickt in der Oberfläche versteckt, sodass sie nicht überwältigend wirkt. Die Einfachheit ist vermutlich einer der Top-Gründe, warum Notion weltweit immer beliebter wird. In diesem Artikel geben wir dir Notion Tipps auf den Weg, mit denen du schnell in das Programm findest.
1. Frage dich: Wofür nutze ich Notion?
Vorweg die Basics: Notion ist ein unendlich weites Feld, das von dir beackert werden möchte. Das ist Fluch und Segen zugleich. Wo soll man nur anfangen?
Indem du für dich klarstellst, was du dir von Notion erwartest, grenzt du die Möglichkeiten bewusst ein und kannst strukturierter an den Aufbau deines Arbeitsbereichs herangehen. Fange groß an: Projektmanagement, Kollaboration, Content-Management, etc. und finde heraus, was du alles gebrauchen könntest. Beispielsweise:
- Task-Manager
- Eine Seite für persönliche Ziele
- Einen Bereich für Urlaubsplanung mit dem Partner
- Eine Ablage für Dokumente und Medien
Wenn du mit bestimmten Frameworks wie Second Brain oder Getting Things Done arbeitest, dann ist jetzt die Zeit, es festzulegen.
2. Zeichne eine Sitemap
Nun wo du weißt, wofür du Notion nutzen möchtest, setzt du deine Vision um. Dafür lohnt es sich, eine einfache Sitemap aufzubauen. Falls du jemals eine Website erstellt hast, bist du damit vielleicht schon vertraut. Die Sitemap ist wie eine Art Bauplan für Notion:
Indem du vorab eine Struktur erstellst, fällt es dir später leichter, deinen Arbeitsbereich nach deinen Wünschen zu gestalten.
3. Erstelle dir eine persönliche Homebase
Webseiten haben eine Startseite, viele Tools haben ein Haupt-Dashboard – genau das sollte in deinem Notion auch nicht fehlen. Eine eigene Startseite hilft dir, Notion-Arbeitsbereich aus auf wichtige Links zuzugreifen, ohne durch Unterseiten zu navigieren oder deine Seitenleiste voll zu kleistern. Wenn du die ersten Notion-Tipps verfolgt hast und vorher eine Sitemap erstellt hast, kannst du jetzt einfach auswählen, welche Elemente immer direkt in deiner Übersicht verfügbar sein sollen.
Zwar bietet Notion eine solide Vorlage, aber eine eigene Startseite nach deinen Wünschen aufzubauen, passt nicht nur besser zu dir, sondern hilft dir mit dem Tool warum zu werden.
Ideen für deine Startseite: Ziele, Gewohnheitstracker, Zitat des Tages, To-dos, Notizen,
4. Erstelle Favoriten für schnelleren Zugriff
Die Favoriten-Funktion ist eine gute Möglichkeit, um Seiten aus einem einzelnen Arbeitsbereich zu speichern. Dafür klickst du einfach auf den Stern in der rechten Ecke der Seite, die du als Favoriten sehen möchtest. Möchtest du eine Seite aus einem anderen Arbeitsbereich zu favorisieren, verschiebst du einfach die Seite aus dem anderen Arbeitsbereich in deinen primären, klickst auf den Stern und schiebst sie zurück in den anderen Arbeitsbereich. Voilà!
5. Nutze den Template-Button
Der Template-Button in Notion erlaubt es dir, Blöcke und Seiten mit einem Klick zu generieren.
Du erstellst dabei einen Button und weist ihm das Element zu, das du mit dem Klick automatisch erzeugen möchtest.
- Erstellte das Element, das vom Button generiert werden soll. Dabei kann es sich um Text, Tabellen, oder andere Blöcke handeln.
- Tippe „/“ und dahinter „template“ oder „Schaltfläche“ ein
- Beschrifte deinen Button und ziehe den vorher erstellten Block in den Abschnitt „Schaltfläche“
Jetzt kannst du deine Vorlage wieder aufrufen, indem du einfach auf den Button klickst, die du gerade erstellt hast.
6. Richte Erinnerungen ein
Unsere Welt ist voller Deadlines, Abgaben und wichtiger Aufgaben. Gibt es etwas, an das du dich erinnern musst? Auch hier hat Notion an dich gedacht.
Gib einfach „@remind“ oder „erinnern“ irgendwo auf deiner Seite ein und lege Datum und Uhrzeit fest. Einer der besten Notion-Tipps, den ich selbst vor nicht langer Zeit entdeckt habe!
7. Journaling in Notion
Notion kann Journaling aufs nächste Level bringen.
Du kannst dafür beispielsweise eine Datenbank erstellen und als Kalender anzeigen lassen. Mit Klick auf einen bestimmten Tag öffnet sich eine Seite, die das Datum direkt beinhaltet.
Wenn du ein Bullet-Journal führen möchtest, kannst du dir ein Template dazu direkt von Notion herunterladen.
8. Füge Emojis hinzu
Du kannst direkt auf alle Emojis zugreifen, indem du die Tastenkombination Control+CMD+Space (Mac) oder Windows-Taste + Punkt (Windows) verwendest.
9. Ausklappbare Listen (Toggle)
Seiten können sehr schnell, sehr lang und so ungeheuer unübersichtlich werden. Eine simple Lösung dagegen sind aufklappbare Listen.
Tippe „/“ und dann „toggle“, um die ausklappbare Liste auszuwählen.
Wähle die Überschrift aus und füge darunter den Text ein, den du verstecken möchtest. Pro-Notion-Tipp: Wie beim regulären Text kannst du vor der Überschrift ein oder mehrere Hashtags setzen, um sie ins H1, H2, H3-Format zu bringen.
10. Videos in Notion einbetten
In Notion kannst du Links zu sozialen Medien und Videos Plattformen wie YouTube einbetten.
So geht’s:
Kopiere den Link des Videos. Tippe „/“ und dann „embed“ ein und wähle „Einbetten“ aus. Nun kannst du den kopierten Link einfügen.
11. Entdecke die dunkle Seite der Macht
Eine der ersten Dinge, die ich in einer App suche, ist der Dark-Mode. In meinen Augen ist das einfach angenehmer.
Gehe zu den Einstellungen und darunter zu ‘Meine Benachrichtigungen und Einstellungen’. Unter ‘Darstellung’ kannst du zwischen dem dunklen und hellen Theme auswählen.
Der Shortcut für Windows ist Strg+Umschalt+L und für Max Command+Umschalt+L.
Vom Projektmanagement bis zum Gewohnheitstracker – mit Notion kannst du alles nach deinem Willen gestalten. Nutze diese Notion Tipps und Tricks, um noch mehr aus dem Tool herauszuholen! Sie werden dir helfen, nicht nur einen Schritt, sondern meilenweit voraus zu sein.