Notion ist eine vielseitige Plattform, die sich super dazu eignet, um das Framework von Getting Things Done (GTD) zu verwenden. Mit GTD kannst du deine Aufgaben effizient organisieren und verfolgen. In dieser Anleitung lernst du, wie du das Grundgerüst für GTD in Notion aufbaust – dabei lernst du auch einige der wichtigsten Grundfunktionen von Notion kennen.
Vorab: Beginne mit einer leeren Seite
Öffne eine neue Seite in Notion. Sie ist deine Leinwand für die um GTD in dein Notion nachzubilden.
Diese Seite dient als Grundlage, um deine Aufgaben zu verwalten und zu organisieren. Jetzt kann es losgehen!
1. Erstelle eine Datenbank für Aufgaben
Der erste Schritt besteht darin, eine Tabelle in Notion zu erstellen, um deine Aufgaben zu erfassen und zu organisieren.
Tippe dafür /datenbank in deine leere Seite.
Richte Spalten für ‚Aufgabenname‘, ‚Fälligkeitsdatum‘, ‚Status‘ und alle anderen relevanten Informationen ein.
Aufgaben sind nach GTD einzelne, klar definierte Einheiten, die du erledigen möchtest. Je kleiner und genauer eine Aufgabe ist, desto besser kannst du sie herunterbrechen und in Projekte einteilen.
2. Erstelle die Datenbank für Projekte
Erstelle eine zweite Seite und lege darin eine weitere Tabelle an, um deine Projekte zu erfassen. Du brauchst hier noch nicht alle möglichen Spalten hinzufügen.
Nach GTD sind Projekte also eine Sammlung von Aufgaben, die ein bestimmtes Ziel verfolgen und eine Deadline haben. „Den Dachboden ausmisten“ und „Bewerbungsgespräche organisieren“ sind beispielsweise Projekte. Diese Projekte werden in GTD oft in kleinere Aufgaben zerlegt, um sie handhabbar zu machen und den Fortschritt zu verfolgen.
3. Verknüpfe von Aufgaben und Projekten
Eine der Markenzeichen von Notion ist seine Fähigkeit, Beziehungen zwischen verschiedenen Datenbanken zu erstellen. Falls das Thema für dich noch Neuland ist, keine Sorge, du wirst es nach dieser Anleitung verstehen.
Füge zur Projekt-Datenbank eine neue Spalte hinzu und wähle „Verknüpfung“ für die neue Spalte aus.
Da diese Spalte unsere Aufgabenspalte wird, wählst du jetzt deine erste Datenbank „Aufgaben“ aus.
Setze hier einen Haken, damit die Verknüpfung auch in der anderen Datenbank angezeigt wird.
Jetzt möchten wir die Aufgaben mit ihren jeweiligen Projekten verknüpfen.
Verknüpfe die Spalte „Aufgaben“ der Projekttabelle, jede Aufgabe mit dem entsprechenden Projekt. Dafür klickst du auf das leere Feld unter „Projekte“ und wählst das Projekt aus.
Wenn du nun zu deiner Projektseite schaust, wirst du sehen, dass die Verknüpfung auch hier direkt angezeigt wird!
Jetzt hast du zwei Datenbanken, die miteinander verknüpft sind – was uns jetzt noch fehlt, ist ein Dashboard, das uns eine Übersicht à la GTD gibt.
4. Baue das GTD-Dashboard
Ein weiteres Markenzeichen von Notion ist, dass wir bestehende Datenbanken auf neuen Seiten darstellen können, beispielsweise für eine Übersicht oder um eine andere Ansicht zu schaffen.
Erstelle eine neue Seite und benenne sie „Dashboard“.
Tippe /verlinkte ein, wähle „Verlinkte Datenbankansicht“ und dann „Aufgaben“ aus.
Du solltest hier dieselbe Datenbank sehen, die du gerade erstellt hast. Wenn du hierin etwas änderst, änderst du es auch in der ursprünglichen Datenbank.
Klicke auf die drei Punkte und gehe auf „Filter“ und wähle „Fälligkeitsdatum“ aus. Lege fest, dass du hier nur Aufgaben sehen möchtest, die für heute, morgen oder nächste Woche anstehen.
Möchtest du mehrere Ansichten gleichzeitig haben, erstelle einfach eine zweite verlinkte Datenbank mit einem anderen Filter.
Falls du bestimmte Spalten nicht sehen möchtest oder eine saubere Übersicht willst, wähle wieder „Filter“ aus und entferne die Darstellung bestimmter Spalten.
Erledigt
Wenn du hier direkt eine Aufgabe erledigt hast und sie nicht mehr sehen möchtest, füge einen Filter für „Erledigt“ hinzu und wähle „Nicht abgehakt“.
Sobald du den Haken setzt, verschwindet die Aufgabe aus der Ansicht.
5. Posteingang erstellen
In GTD ist ein wichtiger Aspekt „Capture“, also das Festhalten aller Dinge, die unsere Aufmerksamkeit erfordern.
Diese werden in einer einzigen Inbox gesammelt und von dort aus weiterverarbeitet. Also erinnere dich: Nach GTD ist dein Posteingang (Inbox) nicht gleich deine To-do-Liste. Sobald du einen Eintrag bearbeitet und organisiert hast, sollte er deinen Posteingang verlassen.
Im letzten Schritt dieser Notion-Anleitung möchten wir also eine einfache Inbox erstellen, in dem die Einträge aus der Ansicht verschwinden, sobald du sie einem Projekt zugeordnet hast.
Erstelle eine weitere Verlinkung zur Aufgaben-Datenbank. Darüber fügst du eine Überschrift wie „Posteingang“ oder „Inbox“ hinzu.
Nun möchtest du auch hier die Spalten verstecken, die für deinen Eintrag nicht wichtig sind, beispielsweise „Erledigt“.
Anschließend gehst du auf „Filter“ und dann „Projekte“ und wählst die Regel „Ist leer“ aus. Damit versteckst du automatisch alle Einträge, denen du ein Projekt zugeordnet hast!
Das bedeutet, dass dich deine Inbox immer daran erinnert, welche Einträge noch in klare Aufgaben formuliert werden und noch den passenden Projekten zugeteilt werden müssen.
Fazit
Zusammenfassend bietet Notion eine vielseitige und effektive Möglichkeit, die GTD-Methode für Aufgabenmanagement umzusetzen. Führe die genannten Schritte durch und dein Grundgerüst für GTD in Notion steht bereits!
- Erstelle eine Datenbank für Aufgaben, um deine Aufgaben zu erfassen und zu organisieren.
- Erstelle eine separate Datenbank für Projekte, um deine Projekte zu verwalten.
- Verknüpfe Aufgaben und Projekte, um Beziehungen zwischen ihnen herzustellen.
- Baue ein GTD-Dashboard, um eine übersichtliche Ansicht deiner Aufgaben und Projekte zu erhalten.
- Erstelle eine Posteingang-Seite, um Einträge zu erfassen und sicherzustellen, dass sie den passenden Projekten zugeordnet werden.